REFUND POLICY — KEBIJAKAN PENGEMBALIAN DANA
Vanaya NeuroTech — PT Douva Affala International
Dipublikasikan di / Published at: https://vanaya.tech/refund-policy/
Tunduk pada / Subordinate to: Neurometric® Technology License Agreement (TLA) — Master Agreement
v2 (Clickwrap · selaras TLA v13) · Efektif / Effective: 23 Juli 2026 / 23 July 2026
| BAHASA INDONESIA | ENGLISH |
|---|---|
| 1. Ruang Lingkup dan Hubungan dengan TLA (Perjanjian Induk). Kebijakan Pengembalian Dana ini (“Kebijakan”) merupakan bagian tak terpisahkan dari, dan tunduk pada, Neurometric® Technology License Agreement (“TLA”) sebagai perjanjian induk. Istilah berhuruf kapital yang tidak didefinisikan di sini memiliki arti sebagaimana dalam TLA. Dalam hal pertentangan, TLA berlaku sebagai acuan utama; Kebijakan ini menjelaskan penerapan ketentuan pengembalian dana yang dirujuk dalam TLA (antara lain Pasal 3, 4, 7, 11, dan 18.4). |
1. Scope and Relationship to the TLA (Master Agreement). This Refund Policy (“Policy”) forms an integral part of, and is subordinate to, the Neurometric® Technology License Agreement (“TLA”) as the master agreement. Capitalized terms not defined here have the meaning given in the TLA. In case of conflict, the TLA governs as the primary reference; this Policy explains the application of the refund provisions referenced in the TLA (including Sections 3, 4, 7, 11, and 18.4). |
| 2. Prinsip Umum — Tidak Dapat Dikembalikan. Seluruh biaya yang dibayarkan kepada Pemberi Lisensi berdasarkan TLA — yaitu Biaya Lisensi Tahunan, Biaya Perpanjangan Tahunan, dan token laporan — bersifat tidak dapat dikembalikan (non-refundable), kecuali dinyatakan tegas lain dalam Pasal 6 dan 7 Kebijakan ini. Seluruh biaya dibayar di muka dan Pemberi Lisensi tidak memberikan fasilitas kredit (TLA Pasal 3.5). Pemberi Lisensi tidak menagih biaya perangkat EEG maupun perangkat lunak perekaman (lihat Pasal 8). |
2. General Principle — Non-Refundable. All fees paid to the Licensor under the TLA — the Annual License Fee, any Annual Renewal Fee, and report tokens — are non-refundable, except as expressly stated in Sections 6 and 7 of this Policy. All fees are payable in advance and the Licensor extends no credit (TLA Section 3.5). The Licensor does not charge for EEG Devices or recording software (see Section 8). |
| 3. Pembatalan Sebelum Tanggal Aktivasi. Pembayaran bersifat final sejak diterima. Apabila Penerima Lisensi membatalkan sebelum Tanggal Aktivasi, biaya yang telah dibayarkan tidak dikembalikan. Penerima Lisensi memahami bahwa pengadaan perangkat EEG dan perangkat lunak perekaman merupakan tanggung jawabnya sendiri (TLA Pasal 4), dan keterlambatan atau kegagalan pengadaan tersebut tidak menimbulkan hak pengembalian dana terhadap Pemberi Lisensi. |
3. Cancellation Before the Activation Date. Payment is final upon receipt. If the Licensee cancels before the Activation Date, fees already paid are not refunded. The Licensee acknowledges that procurement of the EEG Device and recording software is its own responsibility (TLA Section 4), and any delay or failure in such procurement does not give rise to a refund claim against the Licensor. |
| 4. Pengakhiran oleh Penerima Lisensi Setelah Tanggal Aktivasi (TLA Pasal 18.4(a)). Penerima Lisensi dapat mengakhiri demi kepentingan dengan pemberitahuan tertulis 90 (sembilan puluh) hari, dengan syarat penyelesaian seluruh biaya terutang. Tidak ada pengembalian dana atas biaya apa pun yang telah dibayarkan, termasuk bagian periode tahunan yang belum dimanfaatkan dan token yang belum terpakai. |
4. Termination by the Licensee After the Activation Date (TLA Section 18.4(a)). The Licensee may terminate for convenience on 90 (ninety) days’ written notice, subject to settlement of all outstanding fees. No refund is given for any fees paid, including the unused portion of the annual term and any unused tokens. |
| 5. Misrepresentasi Kelayakan (TLA Pasal 11). Apabila Penerima Lisensi terbukti memberikan pernyataan yang tidak benar mengenai kelayakan (domisili, afiliasi, atau keterkaitan dengan Indonesia), Pemberi Lisensi dapat membatalkan transaksi sebagai batal sejak semula (ab initio) tanpa pengembalian dana, dan tetap berhak atas ganti rugi yang diperjanjikan (TLA Pasal 7.5), ganti rugi aktual, serta upaya hukum lain. Tidak adanya pengembalian di sini bersifat sanksi atas pelanggaran. |
5. Misrepresentation of Eligibility (TLA Section 11). If the Licensee is found to have misrepresented its eligibility (domicile, affiliation, or connection to Indonesia), the Licensor may void the transaction ab initio without refund, and retains its rights to liquidated damages (TLA Section 7.5), actual damages, and other remedies. The absence of a refund here operates as a sanction for breach. |
| 6. Pengakhiran oleh Pemberi Lisensi Demi Kepentingan (TLA Pasal 18.4(b)). Apabila Pemberi Lisensi yang mengakhiri Perjanjian demi kepentingan dengan pemberitahuan 30 (tiga puluh) hari, Pemberi Lisensi mengembalikan secara pro-rata bagian Biaya Lisensi Tahunan neto yang telah dibayarkan dan belum dimanfaatkan untuk sisa periode tahunan yang berjalan. Pengembalian ini tidak mencakup token (lihat Pasal 9) maupun biaya perangkat (lihat Pasal 8). |
6. Termination by the Licensor for Convenience (TLA Section 18.4(b)). Where the Licensor terminates the Agreement for convenience on 30 (thirty) days’ notice, the Licensor refunds, pro-rata, the portion of the prepaid net Annual License Fee corresponding to the unused part of the then-current annual term. This refund excludes tokens (see Section 9) and device costs (see Section 8). |
| 7. Penghentian Layanan di Luar Kendali Wajar. Apabila Pemberi Lisensi secara permanen tidak dapat lagi menyediakan layanan platform karena sebab di luar kendali wajarnya, Pemberi Lisensi mengembalikan secara pro-rata bagian Biaya Lisensi Tahunan neto yang telah dibayarkan dan belum dimanfaatkan untuk sisa periode tahunan yang berjalan. Pengembalian ini tidak mencakup token maupun biaya perangkat/perangkat lunak perekaman. |
7. Service Discontinuation Beyond Reasonable Control. If the Licensor permanently becomes unable to provide the platform service for reasons outside its reasonable control, the Licensor refunds, pro-rata, the portion of the prepaid net Annual License Fee corresponding to the unused part of the then-current annual term. This refund excludes tokens and device/recording software costs. |
| 8. Perangkat EEG dan Perangkat Lunak Perekaman — Di Luar Ruang Lingkup (TLA Pasal 4). Pemberi Lisensi tidak menjual, memasok, memfasilitasi pengadaan, atau menagih biaya perangkat EEG maupun perangkat lunak perekaman; Penerima Lisensi mengadakannya langsung dari pabrikan/vendor atas nama dan tanggung jawabnya sendiri. Pembayaran, pengembalian, garansi, dan purna jual atas perangkat/perangkat lunak tersebut sepenuhnya antara Penerima Lisensi dan pabrikan/vendor, dan berada di luar Kebijakan ini. Pemberi Lisensi tidak menerbitkan pengembalian apa pun atas biaya tersebut. |
8. EEG Devices and Recording Software — Out of Scope (TLA Section 4). The Licensor does not sell, supply, facilitate procurement of, or charge for EEG Devices or recording software; the Licensee procures these directly from the manufacturer/vendor in its own name and at its own responsibility. Payment, refunds, warranty, and after-sales for such device/software are solely between the Licensee and the manufacturer/vendor, and are outside this Policy. The Licensor issues no refund for such costs. |
| 9. Token Laporan — Tidak Dapat Dikembalikan dan Masa Berlaku (TLA Pasal 3.2). Token laporan tidak dapat dikembalikan setelah dibeli. Token berlaku untuk pemakaian 1 (satu) bulan sejak pembelian ditambah masa tenggang 30 (tiga puluh) hari. Token hangus pada hari ke-60 (enam puluh) sejak pembelian atau pada saat lisensi berakhir atau diakhiri, mana yang lebih dulu, terpakai atau tidak. Token yang hangus atau tidak terpakai dianggap gugur dan tidak dikembalikan, dikreditkan, diperpanjang, atau ditukar. Harga token mengikuti band volume per pembelian sebagaimana ditetapkan dalam Ketentuan Komersial (Lampiran 6 TLA); pembelian berikutnya pada band berbeda tidak mengubah harga pembelian sebelumnya. |
9. Report Tokens — Non-Refundable and Validity (TLA Section 3.2). Report tokens are non-refundable once purchased. Tokens are valid for use for 1 (one) month from purchase plus a 30 (thirty) day grace period. Tokens expire on the 60th (sixtieth) day from purchase or upon expiry or termination of the license, whichever is earlier, whether used or not. Expired or unused tokens are forfeited and are not refunded, credited, extended, or exchanged. Token pricing follows the per-purchase volume band set out in the Commercial Terms (Schedule 6 to the TLA); a later purchase at a different band does not re-price earlier purchases. |
| 10. Suspensi dan Pengakhiran karena Pelanggaran. Apabila Pemberi Lisensi menangguhkan akses atau mengakhiri Perjanjian karena pelanggaran oleh Penerima Lisensi (termasuk pelanggaran sebagaimana dimaksud dalam TLA Pasal 7.5), seluruh biaya yang telah dibayarkan dan token yang belum terpakai tidak dikembalikan. Ganti rugi yang diperjanjikan berdasarkan TLA Pasal 7.5 bukan merupakan biaya layanan dan tidak dapat dikembalikan. Penangguhan akses karena tidak diterimanya pembayaran perpanjangan (TLA Pasal 3.5) tidak menimbulkan hak pengembalian dana. |
10. Suspension and Termination for Breach. Where the Licensor suspends access or terminates the Agreement due to the Licensee’s breach (including breaches referred to in TLA Section 7.5), all fees paid and any unused tokens are non-refundable. Liquidated damages under TLA Section 7.5 are not a service fee and are not refundable. Suspension of access for non-receipt of renewal payment (TLA Section 3.5) does not give rise to any refund. |
| 11. Cara Pengembalian (Bila Berlaku). Pengembalian dana yang terutang berdasarkan Pasal 6 atau 7 diproses dalam mata uang USD melalui metode pembayaran semula (mis. Airwallex/transfer bank), dalam waktu wajar (target 30 hari kerja) sejak pengakhiran efektif. Biaya transfer/koresponden atas pengembalian dapat dikurangkan dari jumlah yang dikembalikan. Pajak dan mata uang mengikuti TLA Pasal 3.4. |
11. How Refunds Are Processed (Where Applicable). Refunds due under Sections 6 or 7 are processed in USD via the original payment method (e.g., Airwallex/bank transfer), within a reasonable time (target 30 business days) of the effective termination. Transfer/correspondent charges on the refund may be deducted from the refunded amount. Taxes and currency follow TLA Section 3.4. |
| 12. Chargeback dan Sengketa. Dengan menerima Kebijakan ini sebelum pembayaran, Penerima Lisensi mengakui sifat non-refundable di atas dan setuju untuk tidak mengajukan chargeback yang bertentangan dengan Kebijakan ini. Sengketa diselesaikan sesuai TLA Pasal 19 (arbitrase BANI, Jakarta, bahasa Inggris). Pemberi Lisensi menyimpan catatan penerimaan yang tidak dapat diubah (timestamp, identitas, IP, hash versi, dan biaya neto yang diterapkan) sesuai TLA Pasal 28. |
12. Chargebacks and Disputes. By accepting this Policy before payment, the Licensee acknowledges the non-refundable nature above and agrees not to initiate chargebacks contrary to this Policy. Disputes are resolved under TLA Section 19 (BANI arbitration, Jakarta, English). The Licensor maintains an immutable acceptance record (timestamp, identity, IP, version hash, and the net fee applied) per TLA Section 28. |
| 13. Penerimaan (Clickwrap). Kebijakan ini ditampilkan dan diterima secara elektronik (clickwrap) bersama TLA dan Kebijakan Privasi sebelum Penerima Lisensi melanjutkan ke pembayaran Airwallex. Melanjutkan ke pembayaran merupakan persetujuan atas Kebijakan ini. |
13. Acceptance (Clickwrap). This Policy is displayed and accepted electronically (clickwrap) together with the TLA and the Privacy Policy before the Licensee proceeds to Airwallex payment. Proceeding to payment constitutes acceptance of this Policy. |
| 14. Bahasa dan Hukum yang Mengatur. Kebijakan ini dibuat dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris sesuai UU No. 24 Tahun 2009. Kedua versi memiliki keabsahan yang sama. Sepanjang diwajibkan oleh hukum Indonesia, versi Bahasa Indonesia berlaku; untuk interpretasi komersial lintas batas, para pihak merujuk versi Bahasa Inggris (selaras dengan TLA Pasal 27). Hukum yang mengatur dan penyelesaian sengketa mengikuti TLA. |
14. Language and Governing Law. This Policy is made in Bahasa Indonesia and English in accordance with Law No. 24 of 2009. Both versions are equally authentic. To the extent required by Indonesian law, the Indonesian version prevails; for cross-border commercial interpretation, the parties refer to the English version (consistent with TLA Section 27). Governing law and dispute resolution follow the TLA. |
Refund Policy — PT Douva Affala International (“Vanaya NeuroTech”) — v2 (Clickwrap) — subordinate to TLA v13